Pour ceux d'entre nous qui utilisent Trello au quotidien, il est fréquent de tomber dans une routine : celle de réutiliser encore et toujours les mêmes fonctionnalités. Mais n'oubliez pas que Trello est personnalisable à l'infini et que vous n'explorez probablement pas tout son potentiel, en particulier les fonctionnalités disponibles avec l'offre Premium ou Enterprise.
De l'« archivage » des cartes aux différentes perspectives de visualisation de vos tâches et projets, voici cinq conseils très utiles pour vous assurer que vos tableaux Trello fonctionnent comme une mécanique bien huilée.
1. Suivis les cartes, listes ou tableaux
Des points spécifiques d'un projet, d'un flux, d'une tâche ou d'un tableau nécessitent constamment votre attention ? Plutôt que de demander aux membres de l'équipe de vous mentionner sur chacune des cartes sur lesquelles vous devez vous pencher, vous pouvez « suivre » des cartes, des listes ou des tableaux. Vous recevrez ainsi une notification dès que quelqu'un y apporte des changements.
Lorsque vous suivez une carte, vous recevez des notifications pour :
- Chaque nouveau commentaire publié
- Les dates limites ajoutées, modifiées ou à venir
- Les cartes déplacées ou archivées
Pour suivre une carte, il vous suffit de l'ouvrir et de cliquer sur « Suivre ».
Lorsque vous suivez une liste ou un tableau :
- Vous recevez les mêmes notifications que celles indiquées ci-dessus, mais pour toutes les cartes d’une liste ou d’un tableau
- Vous recevez également des notifications pour chaque nouvelle carte créée
Pour suivre une liste, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la liste afin d'ouvrir le menu déroulant et cliquez sur « Suivre ». Pour suivre un tableau, choisissez « Plus » dans le menu du tableau, puis « Suivre ».
Indépendamment de suivre ou non une carte, une liste ou un tableau, vous recevrez toujours des notifications dans les cas suivants :
- Vous êtes mentionné/e dans un commentaire
- Vous êtes ajouté/e à une carte, un tableau ou un espace de travail
- Vous êtes mentionné/e dans une tâche d’une checklist
- L’un de vos tableaux est fermé
- Quelqu’un vous définit comme administrateur d’un tableau ou d’un espace de travail
2. Visualisez votre travail différement
Disponibles avec l'offre Premium ou Enterprise, les nouvelles vues Chronogramme, Tableur, Tableau de bord, Plan et Calendrier de Trello vous permettent de mieux appréhender le travail à effectuer, qui doit s'en charger et les tâches à risque. Vous aurez ainsi une meilleure vue d'ensemble pour gérer à la fois le projet dans son intégralité et les tâches à accomplir.
Grâce à ces différentes visualisations des informations, votre équipe peut rapidement voir ce dont elle a besoin, pour prendre de meilleures décisions et travailler efficacement ensemble. Accédez aux vues à partir du bouton de sélection de vue situé dans le coin supérieur gauche de votre tableau et voyez vos tableaux sous un nouvel angle.
Voici les nouvelles vues de Trello :
- Vue Chronogramme
- Vue Tableur
- Vue Tableau de bord
- Vue Calendrier
- Vue Plan
- Vue Chronogramme
- Vue Tableur
- Vue Tableau de bord
- Vue Calendrier
- Vue Plan
Grâce à la vue Chronogramme, vous pouvez visualiser comment les éléments d'un projet s'agencent les uns par rapport aux autres au fil du temps. Vous gardez ainsi le contrôle de chaque sprint. Visualisez le pipeline de votre équipe et assurez-vous qu'il n'y a aucune brèche susceptible de faire dérailler un projet. Vous pouvez ajuster les dates de début et les dates limites en temps réel, au fur et à mesure que les priorités et les besoins changent. Et vous ne perdrez plus de vue les tâches les plus importantes tout au long de la réalisation de vos projets.
3. Triez vos listes
Si vos listes de tâches ne font que s’allonger et que vous avez peur de perdre de vue certaines cartes dont la date d’échéance est dépassée, il vous suffit de les classer par date butoir. Pour mettre en lumière les cartes dont l’échéance est proche ou a été dépassée, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit d’une liste pour accéder au menu, puis cliquez sur « Trier par », « Date limite ».
Vous verrez alors comment les cartes de cette liste s'organisent comme par magie en fonction de leur date limite. Les cartes marquées comme terminées et sans date apparaissent au bas de la liste. Les cartes s’afficheront de cette manière pour tout le monde, de sorte que nul ne pourra ignorer les dates limites des projets à venir. Voilà qui s'appelle une véritable perspective partagée.
4. Laissez Butler assumer le gros du travail
Si vous ne le saviez pas encore, Butler enrichit Trello de puissantes possibilités d'automatisation des projets et des flux, sans aucune compétence requise en programmation, ni kryptonite. Il permet aux équipes de gagner en efficacité et de se libérer des tâches répétitives en créant des règles, des commandes et des boutons capables d'effectuer presque toutes les tâches que vous lui confiez.
Voici deux exemples de règles Butler pratiques que vous pouvez créer pour simplifier grandement vos projets et vos flux :
5. Envoyez-vous un message dans le futur
Parfois, vous sous-estimez le temps nécessaire pour réaliser une tâche, et la carte Trello reste là à vous hanter. La date dépassée s'affiche en rouge lorsque vous manquez la date limite artificiellement définie, et vous repoussez constamment cette dernière. Mais cette procrastination perpétuelle ne résoudra pas votre problème.
Nous avons créé le Power-Up Archivage de la carte pour cette raison. Lorsque vous l'activez sur votre tableau, vous pouvez définir une date et une heure et « suspendre » la carte en l'envoyant dans les archives du tableau. À la date et à l'heure choisies, votre carte sera réactivée et réapparaîtra sur votre tableau pour que vous
vous y attaquiez… une fois pour toutes !
